Jak wygląda proces uzyskania aktu poświadczenia dziedziczenia krok po kroku

Akt poświadczenia dziedziczenia potwierdza, kto i w jakiej części nabył spadek. Aby go uzyskać, należy: umówić wizytę u notariusza, stawić się w komplecie wszystkich spadkobierców z wymaganymi dokumentami, złożyć zgodne oświadczenia, podpisać protokół dziedziczenia, po czym notariusz sporządzi i zarejestruje akt w rejestrze. Poniżej przedstawiamy cały proces krok po kroku, bez zbędnych informacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Przeczytaj również: Przemyślmy jakie ubezpieczenie musimy posiadać

Kiedy można sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia

Akt poświadczenia dziedziczenia można sporządzić, jeżeli:

Przeczytaj również: Pieniądze szczęścia nie dają? Ile szczęścia możemy kupić?

• wszyscy spadkobiercy są znani i brak jest sporów co do kręgu uprawnionych i udziałów,
• spadkobiercy stawią się wspólnie u notariusza i złożą zgodne oświadczenia,
• dostarczą komplet wymaganych dokumentów.

Co do zasady, dokument sporządza się po upływie 6 miesięcy od śmierci spadkodawcy. Jeżeli wszyscy spadkobiercy złożą oświadczenia wcześniej (np. o przyjęciu lub odrzuceniu spadku), możliwe jest sporządzenie aktu przed upływem tego terminu.

Przeczytaj również: Niezależność finansowa – dlaczego każda kobieta powinna do niej dążyć

Dokumenty potrzebne do poświadczenia dziedziczenia

Notariusz wymaga dokumentów potwierdzających zgon oraz pokrewieństwo lub tytuł powołania do spadku. Należy przygotować w szczególności:

• akt zgonu spadkodawcy,
• akty stanu cywilnego spadkobierców: urodzenia, małżeństwa (jeśli zmiana nazwiska),
• testament – oryginał, jeżeli spadkodawca pozostawił testament,
• dokumenty tożsamości spadkobierców,
• dodatkowo: odpisy prawomocnych orzeczeń (jeżeli wpływają na krąg spadkobierców), informacje o wcześniejszych aktach poświadczenia dziedziczenia po tym samym spadkodawcy (jeżeli istnieją).

Dokumenty muszą być aktualne i czytelne. Jeżeli pochodzą z zagranicy, wymaga się tłumaczenia przysięgłego, a niekiedy także legalizacji lub apostille – zależnie od kraju wystawienia.

Umówienie wizyty i wstępna weryfikacja

Proces rozpoczyna się od ustalenia terminu u notariusza. Nie obowiązuje rejonizacja – akt może sporządzić dowolny notariusz, niezależnie od miejsca zamieszkania stron czy ostatniego miejsca zamieszkania spadkodawcy.

Na etapie umawiania wizyty notariusz informuje, jakie dokumenty są konieczne i kto powinien się stawić. W praktyce prosi też o wcześniejsze przesłanie skanów, by sprawdzić kompletność materiału i uniknąć braków w dniu czynności.

Spotkanie u notariusza: obecność spadkobierców i oświadczenia

W wyznaczonym terminie wszyscy spadkobiercy muszą stawić się osobiście z dokumentami tożsamości. Jeżeli ktoś nie może przybyć, dopuszczalne jest działanie przez pełnomocnika z pełnomocnictwem w formie aktu notarialnego, o ile zakres pełnomocnictwa na to pozwala.

Notariusz ustala tożsamość stron i weryfikuje dokumenty. Każdy spadkobierca składa oświadczenie m.in. o przyjęciu spadku (wprost lub z dobrodziejstwem inwentarza) albo o jego wcześniejszym odrzuceniu, a także o istnieniu bądź braku testamentu i o kręgu osób uprawnionych do dziedziczenia ustawowego.

Sporządzenie protokołu dziedziczenia

Na podstawie złożonych oświadczeń notariusz sporządza protokół dziedziczenia. Dokument ten zawiera kluczowe informacje: dane spadkodawcy, datę i miejsce śmierci, krąg spadkobierców, podstawę powołania do spadku (ustawa lub testament), oświadczenia spadkobierców oraz wzmianki o dokumentach źródłowych.

Po odczytaniu treści protokołu strony potwierdzają zgodność danych i podpisują dokument. Protokół stanowi podstawę do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia.

Sporządzenie i rejestracja aktu poświadczenia dziedziczenia

Po podpisaniu protokołu notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, w którym wskazuje, kto nabył spadek i w jakich udziałach. Następnie rejestruje akt w Rejestrze Poświadczeń Dziedziczenia, elektronicznie prowadzonym przez Krajową Radę Notarialną.

Zarejestrowany akt ma taką samą moc prawną jak postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Od chwili rejestracji możliwe staje się posługiwanie dokumentem w bankach, wydziałach ksiąg wieczystych czy u innych podmiotów, które wymagają potwierdzenia praw do spadku.

Najczęstsze sytuacje szczególne i ograniczenia

Jeżeli między spadkobiercami istnieje spór co do istnienia testamentu, kręgu uprawnionych lub wysokości udziałów, notariusz nie sporządzi aktu. Wówczas właściwą drogą jest postępowanie sądowe o stwierdzenie nabycia spadku.

Gdy spadkodawca pozostawił kilka testamentów, notariusz analizuje ich wzajemny stosunek. W przypadku wątpliwości co do ważności testamentu albo statusu spadkobiercy, czynność może zostać wstrzymana do czasu wyjaśnienia sprawy lub rozstrzygnięcia przez sąd.

Terminy i kolejność czynności – przebieg krok po kroku

Krok 1: Ustalenie notariusza i zebranie dokumentów

Wybierasz kancelarię (bez rejonizacji), ustalasz termin, kompletujesz akty stanu cywilnego, testament oraz dokumenty tożsamości. W przypadku dokumentów zagranicznych organizujesz tłumaczenie przysięgłe i wymagane poświadczenia.

Krok 2: Wspólna wizyta spadkobierców

Wszyscy spadkobiercy stawiają się u notariusza lub działają przez odpowiednich pełnomocników. Notariusz weryfikuje dane i odbiera oświadczenia.

Krok 3: Protokół dziedziczenia

Notariusz sporządza i odczytuje protokół. Spadkobiercy sprawdzają treść, a następnie podpisują dokument.

Krok 4: Akt poświadczenia dziedziczenia i rejestr

Na podstawie protokołu powstaje akt, który notariusz rejestruje w elektronicznym rejestrze. Od tej chwili dokument wywołuje skutki prawne równoważne orzeczeniu sądu.

Obowiązki po uzyskaniu aktu – podatki i dalsze formalności

Po otrzymaniu aktu spadkobiercy samodzielnie realizują obowiązki podatkowe. Zgłoszenie do urzędu skarbowego i ewentualna zapłata podatku od spadków i darowizn zależą m.in. od grupy podatkowej oraz wartości nabytego majątku. Terminy i formularze wynikają z przepisów podatkowych; ich dochowanie pozwala uniknąć konsekwencji prawnych.

W praktyce, z aktem można przeprowadzić dalsze czynności: ujawnienie własności w księdze wieczystej, podjęcie środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, uporządkowanie spraw w spółdzielniach mieszkaniowych czy u ubezpieczycieli – zgodnie z wewnętrznymi procedurami tych instytucji.

Różnice między aktem poświadczenia dziedziczenia a postanowieniem sądu

Oba dokumenty potwierdzają nabycie spadku. Akt poświadczenia dziedziczenia sporządza notariusz i rejestruje w rejestrze, natomiast sąd wydaje postanowienie po przeprowadzeniu postępowania. W razie zgodności spadkobierców i braku sporów dopuszczalna jest ścieżka notarialna; gdy występuje spór lub niepewność co do składu spadkobierców – właściwe jest postępowanie sądowe.

W obrocie prawnym oba rozwiązania mają równoważną moc potwierdzania praw do spadku; instytucje akceptują każde z nich jako podstawę do dalszych czynności.

Praktyczne wskazówki, które ułatwiają procedurę

Warto przed wizytą uzgodnić z kancelarią listę dokumentów, sprawdzić zgodność danych w aktach stanu cywilnego oraz przygotować informacje o ewentualnych darowiznach lub zapisie windykacyjnym, jeśli wpływają na krąg spadkobierców lub udziały.

Gdy spadkobierca odrzucił spadek, przygotuj stosowne oświadczenie (z datą i formą wymaganą przepisami). W przypadku małoletnich spadkobierców należy uwzględnić wymogi prawa rodzinnego, w tym ewentualną zgodę sądu opiekuńczego na złożenie oświadczenia w ich imieniu.

Gdzie sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia

Akt może sporządzić każdy notariusz działający na terytorium Polski. Jeżeli szukasz informacji o dokumentach potrzebnych do sporządzenia akt poświadczenia dziedziczenia w Gdańsku, znajdziesz je w wykazach dokumentów publikowanych przez kancelarie notarialne. Zakres dokumentów wynika z przepisów oraz okoliczności konkretnej sprawy.